Klant betaalt niet? 8 tips voor een effectieve aanmaning.

07/12/2015 Niets zo frustrerend als een klant die niet of niet tijdig betaalt. Het zorgt voor wrevel, bemoeilijkt de verdere samenwerking en kan de cashflow van jouw bedrijf schaden.

Je hebt er dus alle baat bij dat aanmaningen correct en kordaat zijn. Het is echter niet altijd even eenvoudig een goede aanmaning op te maken. Daarom deze 8 handige tips.

1.     Werk met begin, midden en einde

Open met de reden van de aanmaning. Simpel gesteld: de klant heeft niet betaald. Voeg in het midden de factuurnummers, bedragen en vervaldagen ter verduidelijking toe. Afsluiten doe je met een aanmaning tot actie. Eventuele gevolgen bij het niet uitvoeren van de betalingen geef je hier ook mee.

2.     Hou de boodschap positief

Niet altijd even makkelijk, want je wacht op je geld. Toch is een positieve toon vaak het recept voor een spoedig gevolg op de aanmaning. Hou het zakelijk en laat ergernis achterwege. “We herinneren u aan nog openstaande facturen. Conform de afspraken bevestigen we hierbij de op voorhand bepaalde regeling.”

3.     Spreek iemand persoonlijk aan

Vermijd ‘ik’. Het onderwerp van de aanmaning is de klant die niet betaald heeft. Opteer voor ‘u’. In plaats van “Ik wacht nog op mijn geld”, zeg je beter: “U heeft verzaakt de openstaande facturen tijdig te betalen. We manen u aan over te gaan tot het uitvoeren van betaling X.”

4.     Formuleer concrete data

Het laatste wat je met een aanmaning wil bereiken, is dat er (opnieuw) ruimte is voor interpretatie. In plaats van ‘dringend’ of ‘binnen 8 dagen’ werk je beter met een concrete datum.

5.     Vermeld het totaalplaatje

Som alle openstaande facturen alsook de nog niet vervallen facturen op. Met een beetje geluk betaalt de klant deze ook meteen mee.

6.     Zeg niet de hoeveelste aanmaning het al is

Een slimme ‘trage betaler’ weet perfect hoe ver hij of zij kan gaan met het niet betalen van een factuur alvorens juridisch in de problemen te komen. Door niet te vermelden om de hoeveelste aanmaning het gaat, vermijd je dat de klant geneigd is er een spelletje van te maken.

7.     Maak van een nadeel een voordeel

Bestraffen is niet altijd de beste optie. Focus op jullie eventuele goede relatie en de wil om verder te werken zodra de betaling uitgevoerd is. “Wanneer de betaling tijdig gebeurt, kunnen we verdere bestellingen blijven leveren” klinkt veel constructiever dan “Betaal nu of er volgen gerechtelijke stappen”.

8.     Hou het bij drie aanmaningen

In de eerste aanmaning blijf je positief. Spoor aan tot dialoog en vermijd negatieve woordenschat als ‘probleem’ of ‘klacht’.
De tweede aanmaning mag kordater. Blijf beleefd, maar benadruk de ernst van de zaak. Eventuele kosten of interesten kunnen hier aangerekend worden.
De derde en laatste aanmaning bevat krachtige toon en taal. Volg uw algemene voorwaarden. Schadebeding en interesten komen hier zeker aan bod.



Geen antwoord? Vermoedelijk ben je dan niet de enige die op z’n geld wacht. Contacteer advocaat en/of incassobureau en leg een grondig dossier voor.

Wil je als ondernemer bezig zijn met de essentie van je bedrijf en niet met het opvolgen van elke factuur? Daar kunnen we jou bij helpen.

Disclaimer

De informatie in dit document wordt uitsluitend ter algemene informatie verstrekt en hieraan kunnen geen rechten worden ontleend. De toepasselijke voorwaarden zijn te vinden in de polis of de betreffende product- of dienstverleningsovereenkomst. Niets in dit document mag worden opgevat als strekkende tot enigerlei recht, verplichting, verantwoordelijkheid of advies aan de zijde van Atradius en derhalve ook niet tot enigerlei verplichting tot het uitvoeren van due diligence op afnemers of ten behoeve van uzelf. Indien Atradius due diligence op een afnemer uitvoert, gebeurt dit ten behoeve van haar eigen acceptatiedoeleinden en niet ten behoeve van de verzekeringsnemer of enige andere persoon. Daarnaast zijn noch Atradius noch enige aan haar verbonden ondernemingen, deelnemingen of dochterondernemingen aansprakelijk voor welke directe, indirecte, speciale, incidentele of gevolgschade dan ook voortvloeiende uit het gebruik van de in dit document opgenomen informatie.