7/12/2015 Rien n’est plus frustrant qu’un client qui ne paie pas ou pas à temps. Cela engendre un ressentiment, complique la collaboration future et peut nuire au cash-flow de l'entreprise.
Vous avez donc tout intérêt à ce que les sommations soient correctes et fermes. Il n’est toutefois pas toujours si simple de rédiger une bonne sommation. Voici donc ces 8 conseils utiles.
1. Travaillez avec un début, un milieu et une fin
Commencez par le motif de la sommation. Pour faire simple: le client n’a pas payé. Ajoutez au milieu les numéros de facture, les montants et les échéances en guise d’éclaircissement. Pour finir, vous sommez le client de passer à l'action. Vous indiquez également les conséquences éventuelles en cas de non-exécution des paiements.
2. Optez pour un message positif
Ce n’est pas toujours facile, car vous attendez votre argent. Un ton positif s’avère pourtant souvent être la bonne recette pour que le client donne rapidement suite à la sommation. Gardez un ton professionnel et ne montrez pas votre irritation. "Nous attirons votre attention sur les factures impayées. Conformément aux accords, nous confirmons les dispositions définies préalablement."
3. Adressez-vous personnellement au destinataire
Evitez le ‘je’. Le sujet de la sommation concerne le client qui n’a pas payé. Optez pour le ‘vous’. Au lieu de dire "J’attends toujours mon argent", il vaut mieux signaler: "Vous avez omis de régler les factures impayées à temps. Nous vous sommons de procéder à l’exécution du paiement X."
4. Formulez des dates concrètes
Avec une sommation, vous ne voulez surtout pas laisser (de nouveau) une marge d'interprétation. Au lieu de stipuler ‘urgent’ ou ‘dans les 8 jours’, il vaut mieux formuler une date concrète.
5. Donnez une vue d’ensemble
Énumérez toutes les factures impayées, ainsi que les factures qui ne sont pas encore arrivées à échéance. Avec un peu de chance, le client les paiera aussi dans la foulée.
6. Ne précisez pas de la quantième sommation il s’agit
Un "payeur lent" intelligent sait parfaitement jusqu’où il peut aller avec le non-paiement d’une facture avant d’avoir des problèmes au niveau juridique. En ne mentionnant pas de la quantième sommation il s’agit, vous évitez que le client soit tenté de prendre votre courrier à la légère.
7. Transformez un désavantage en avantage
Une sanction n’est pas toujours la meilleure option. Focalisez-vous sur votre bonne relation éventuelle et sur la volonté de poursuivre la collaboration une fois que le paiement aura été effectué. "Si le paiement est effectué à temps, nous pourrons continuer de livrer de futures commandes" a l’air beaucoup plus constructif que "Payez maintenant ou des démarches judiciaires suivront".
8. Limitez-vous à trois sommations
Dans la première sommation, vous restez positif. Encouragez le dialogue et évitez d’utiliser un vocabulaire négatif comme 'problème' ou 'plainte'.
La deuxième sommation peut être plus ferme. Restez poli, mais soulignez la gravité de l’affaire. D’éventuels frais ou intérêts peuvent être imputés à ce stade.
Le ton et la langue de la troisième et dernière sommation sont énergiques. Suivez vos conditions générales. La clause pénale et les intérêts entrent assurément en ligne de compte.
Pas de réponse? Le cas échéant, vous n’êtes probablement pas le seul à attendre votre argent. Contactez un avocat et/ou une agence de recouvrement et soumettez un dossier détaillé.
En tant qu’entrepreneur, vous voulez vous occuper de l’activité essentielle de votre entreprise et non du suivi de chaque facture? Nous pouvons vous y aider.