Bij een achterstallige betaling van een klant is het altijd goed om een herinnering en aanmaning per e-mail of post te versturen, maar bellen werkt vaak nog beter.
In dit blog geven wij vijf tips hoe u een effectief telefoongesprek kunt voeren met een wanbetaler.
1. Luister naar de klant
Wanneer u in gesprek bent, is luisteren vaak veel effectiever dan zelf praten. Zo krijgt u meer informatie van de klant. Het betalen van de rekening staat voorop. Vanuit commercieel belang wilt u de klant echter ook behouden, dus empathie tonen loont.
2. Voorkom het werkwoord ‘moeten’
Zet de klant bij een eerste telefonische aanmaning niet te veel onder druk en voorkom het gebruik van het werkwoord ‘moeten’. Dit roept alleen maar frustratie op bij de klant, waardoor deze wellicht nóg later betaalt. Informeer naar de verwachte betaaldatum en probeer deze naar voren te schuiven door de noodzaak voor uw organisatie kenbaar te maken.
3. Vermijd de vraag ‘waarom’
In het woord ‘waarom’ zit een oordeel. Dit kan ertoe leiden dat de klant in de verdediging gaat en juist moeilijker gaat doen. Geef de klant dus zo veel mogelijk het woord. Vaak wordt dan vanzelf duidelijk wat de achterliggende reden is waarom de factuur niet is betaald.
Wist u dat een onbetaalde factuur meer kost dan het factuurbedrag?
Download het whitepaper "het managen van onbetaalde facturen" en krijg grip op uw debiteurenbeheer
4. Leg de fout niet bij uzelf
Door er vanuit te gaan dat de reden van de achterstalligheid bij uzelf ligt, maakt u het onnodig moeilijk voor uzelf. Denk aan vragen als ‘heeft u de factuur niet ontvangen?’ of ‘was de levering niet naar wens?’. In zulke gevallen hoort u dit vanzelf van de klant. Stel dus open vragen en vul niets in.
5. Wees concreet
Voor de relatie met de klant is het goed om begripvol te zijn, maar blijf daarbij concreet. Feit blijft dat de klant een afspraak niet is nagekomen. Maak tijdens het gesprek direct een concrete afspraak over de nieuwe betaaldatum, zodat u deze zelf kunt agenderen en opvolgen wanneer de betaling weer uitblijft.
Loop geen risico en kies voor zekerheid
Een kredietverzekering beschermt uw onderneming tegen schade die u oploopt door onbetaalde facturen. Uw klant kan bijvoorbeeld failliet gaan, of zich financieel amper boven water houden. Onbetaalde facturen komen niet alleen voor bij onbekende of nieuwe klanten, bijna 50 procent van alle non-betalingen ontstaan bij afnemers waarmee u een stabiele relatie heeft opgebouwd. Met een kredietverzekering krijgt u alsnog uw geld als uw klant niet in staat is om te betalen. Zo wordt ondernemen ineens een heel stuk aantrekkelijker en kunt u zich focussen op dat waar u als ondernemer het beste in bent.