10 tips voor een effectieve aanmaning

Niets is zo frustrerend als een klant die niet of niet tijdig betaalt. Het zorgt voor irritatie, bemoeilijkt de verdere samenwerking en kan de cashflow van uw bedrijf schaden.

Stuur dus een tijdige aanmaning. Deze tien tips laten zien hoe u dit kordaat en correct doet.

• Sluit af met aanmaning tot actie
• Sla een positieve toon aan
• Noem een concrete datum

1. Werk met een begin, midden en einde

Open met de reden van de aanmaning. Simpel gesteld: de klant heeft niet betaald. Voeg in het midden de factuurnummers, bedragen en vervaldagen ter verduidelijking toe. Afsluiten doet u met een aanmaning tot actie. Geef daar ook aan wat de eventuele gevolgen zijn als de klant nog steeds niet betaalt.

2. Houd de boodschap positief

Dit is niet altijd even makkelijk, want u wacht op uw geld. Toch levert een positieve toon vaak meer op. Houd het zakelijk en laat ergernis achterwege. Denk aan zinnen als: “We herinneren u aan nog openstaande facturen. Conform de afspraken bevestigen we hierbij de op voorhand bepaalde regeling.”

3. Spreek iemand persoonlijk aan

Schrijf niet vanuit uzelf, maar richt u tot de ander. In plaats van “Ik wacht nog op mijn geld” zeg je bijvoorbeeld: “U heeft verzaakt de openstaande facturen 1 tijdig te betalen. We manen u aan over te gaan tot het uitvoeren van betaling X.”

4. Formuleer concrete data

Het laatste wat u met een aanmaning wilt bereiken, is dat er (opnieuw) ruimte is voor interpretatie. Zeg niet ‘dringend’ of ‘binnen acht dagen’, maar noem een concrete datum.

5. Vermeld het totaalplaatje

Som alle openstaande facturen op, dus ook degene die nog niet vervallen zijn. Met een beetje geluk betaalt de klant deze meteen mee.

6. Benoem nooit om de hoeveelste aanmaning het gaat

Een slimme ‘trage betaler’ weet perfect hoe ver hij kan gaan met het niet betalen van een factuur voor hij juridisch in de problemen komt. Door niet te benoemen om de hoeveelste aanmaning het gaat, vermijdt u dat de klant er een spelletje van maakt.

7. Maak van een nadeel een voordeel

Bestraffen is niet altijd de beste optie. Focus op de goede zakelijke relatie en de wil om verder zaken te doen zodra de betaling is uitgevoerd. “Wanneer de betaling binnen is, kunnen we weer bestellingen leveren” klinkt veel constructiever dan “Betaal nu of er volgen gerechtelijke stappen”.

8. Durf creatief te zijn

Bij slecht betalende debiteuren werkt een standaardbrief niet. Waarschijnlijk komt deze op de grote stapel. Zorg bij deze groep dus dat u opvalt door een creatieve aanpak. Zet bijvoorbeeld een positieve kreet op de envelop ("Maak snel open, en maak kans op een goede zakelijke relatie"). Uit de effectiviteit van uw aanmaningen kunt u opmaken welke aanpak het beste werkt.

9. Benoem de sancties

Benoem altijd de sanctie voor het niet tijdig betalen van de rekening. Vermeld alléén de sanctie die u ook daadwerkelijk gaat uitvoeren. Loze bedreigingen hebben geen enkel nut.

10. Houd het bij drie aanmaningen

​Laat de striktheid per aanmaning escaleren. In de eerste aanmaning blijft u nog positief. Spoor aan tot dialoog en vermijd negatieve woorden als ‘probleem’ of ‘klacht’. De tweede aanmaning mag kordater. Blijf beleefd, maar benadruk de ernst van de zaak. Eventuele kosten of interesten kunnen hier aangerekend worden. De derde en laatste aanmaning bevat krachtige toon en taal. Volg uw algemene voorwaarden. Schadebeding en interesten komen hier zeker aan bod.
 

Geen antwoord? Vermoedelijk bent u dan niet de enige gedupeerde die op zijn geld wacht. Ga in dit geval direct over tot incasso.

Wilt u als ondernemer bezig zijn met de essentie van uw bedrijf en niet met het opvolgen van elke factuur? Dat biedt een kredietverzekering uitkomst. De voordelen zijn legio. U krijgt een financiële beoordeling, zodat u weet of uw afnemer kan betalen. Er wordt incasso gevoerd wanneer facturen toch open blijven staan. En we keren uit als de betaling helemaal uitblijft.