Wanneer u op factuurbasis werkt, dan krijgt u vroeg of laat te maken met klanten die de factuur te laat betalen.
Dit is altijd een dilemma, want u wilt de klantrelatie bewaken, maar tegelijkertijd uw vordering tijdig kunnen innen. Daarom is het verstandig om op tijd een herinneringsfactuur te sturen. Voor uw klant is het meer dan logisch om een herinnering te ontvangen. Er dient tenslotte een betaling verricht te worden – en door uw punctuele herinnering onderstreept u die te verrichten actie voor uw debiteur.
Hoe krijgt u nu het gewenste resultaat (betaling) middels een reminder? Wat is een goed voorbeeld van een herinneringsfactuur? Wat moet erop staan en welke toonzetting is passend? Het doel is om uw klant te stimuleren tot betaling en daarbij het in stand houden van de relatie.
Waar moet een herinneringsfactuur aan voldoen?
Voor het niet-betalen van een factuur zijn diverse redenen. Een veelvoorkomende reden is een liquiditeitsprobleem bij uw klant. Het is echter lang niet altijd zo dat hier sprake van is wanneer uw klant te laat betaalt. Bij de meeste ondernemers heeft het betalen van facturen simpelweg geen prioriteit. Het gevolg is dat uw factuur onnodig lang in een mailbox blijft hangen, of onder aan de stapel in een postbakje komt te liggen. Het belangrijkste onderdeel waar de herinneringsfactuur aan moet voldoen, is daarom klantvriendelijkheid.
Zorg allereerst dat uw klant de herinneringsfactuur direct kan categoriseren. U kunt dit doen door allereerst het factuurnummer te vermelden. U kunt daarbij ook aangeven dat het bijvoorbeeld om de werkzaamheden van april gaat die u voor de klant verricht heeft. Daarnaast is het belangrijk dat alle betaalgegevens op de herinneringsfactuur vermeld staan zoals bij de oorspronkelijke factuur. U maakt het uw klant onnodig lastig wanneer deze eerst de oorspronkelijke factuur erbij moet pakken om de betaling te verrichten.
De juiste manier van aanspreken
Een vriendelijke en milde toonzetting op de herinneringsfactuur kan recalcitrantie voorkomen. De juiste manier van aanspreken zorgt ervoor dat uw debiteur eerder geneigd is om de betaling te verrichten. Het kan altijd gebeuren dat een factuur bij uw klant tussen wal en schip raakt en uw klant deze dus even over het hoofd ziet.
Hoe ziet een goede herinneringsfactuur er dan uit?
Waarom tijdig een herinneringsfactuur sturen?
Een strak debiteurenbeheer is tevens van belang indien u op factuurbasis werkt. Niet alleen komt het professioneel over richting uw klant; het waarborgt tijdige betalingen. Daardoor heeft u meer liquide middelen op de rekening staan, welke gebruikt kunnen worden om te ondernemen. Uw liquide middelen zijn vooral van belang om uw groeiambities mee te financieren.
Tijdig herinneren brengt ook klanten in beeld die door liquiditeitsproblemen uw factuur niet kunnen voldoen. Daardoor kunt u maatregelen treffen. Binnen uw onderneming is het goed om het debiteurenrisico goed in beeld te brengen – en waar mogelijk te beperken. Het tijdig versturen van een betalingsherinnering is één van de maatregelen waarmee u het debiteurenrisico beperkt. Het inschakelen van een incassobureau, de kredietwaardigheidscheck voor nieuwe klanten en uw debiteuren verzekeren zijn aanvullende acties om het debiteurenrisico te beperken.
Wat doe ik na het versturen van de eerste herinneringsfactuur?
Het komt regelmatig voor dat de vordering - ook na het versturen van de eerste herinneringsfactuur niet wordt betaald. Het is verstandig om na het verstrijken van de betalingstermijn van de eerste herinnering daarom eerst telefonisch contact op te nemen. Mocht uw debiteur simpelweg nalatig zijn, dan helpt een telefonische reminder zeker om de vordering snel op uw rekening binnen te hebben.
Wanneer er sprake is van liquiditeitsproblemen bij uw debiteur, dan kan een belafspraak ook zeer nuttig zijn. Indien uw debiteur welwillend is kan er in een gesprek vaak ruimte ontstaan om samen tot een goede oplossing te komen. Zoals een betalingsregeling. Niet enkel een handige regeling om uw vordering te innen, maar ook om de relatie met uw klant te bewaken.
Betalingsregelingen kunt u het best schriftelijk vastleggen. Mocht de stroeve samenwerking onverhoopt uitlopen in een juridische procedure, dan heeft u de aangepaste afspraken vastgelegd als bewijs.
Werpt ook het telefonische gesprek geen vruchten af? Dan kunt u alsnog de tweede herinneringsfactuur – ook wel tweede aanmaning genoemd – versturen. Werkt ook de tweede aanmaning niet, dan wordt het tijd voor de ingebrekestelling. Hierin vermeldt u dat u de vordering uitbesteed aan een incassobureau wanneer betaling vooralsnog uitblijft. En dat u de daarbij horende kosten bij uw debiteur in rekening brengt.
Met mkbZeker van Atradius geniet u van een service waar de genoemde maatregelen onderdeel van zijn. Wilt u graag een eerste inzicht in uw debiteurenrisico? Check direct de kredietwaardigheid van uw klanten.