U heeft hard gewerkt om een goed plan te maken en uw onderneming op te richten. Er is een goed uitgedachte propositie en u heeft veel tijd gestoken in het acquireren van uw eerste klanten.
U heeft al een memorabel moment achter de rug: het sluiten van de eerste deal! Naar de tevredenheid van zowel uzelf als de klant heeft u het werk afgerond en kunt u een factuur maken en versturen.
Dit is een moment waar u als ondernemer veel vertrouwen uit kunt putten. Een factuur maken betekent namelijk dat uw klanten graag betalen voor de toegevoegde waarde die u kunt leveren. Het is wel belangrijk om op een aantal zaken te letten, wanneer u een factuur gaat maken. In dit artikel vertellen wij hier meer over.
Hoe ziet een goede factuur er dan uit?
Maak gebruik van een goed template
Een factuur maken: waar let ik op?
Het eerste belangrijke punt om op te letten: staan de juiste gegevens op de factuur die van belang zijn voor de klant? Hoewel dit eerste punt voor de hand liggend is, zal het u verbazen hoe vaak dit nog fout gaat. Door zeer specifiek te zijn over de details, heeft uw klant inzichtelijk hoe de prijs is opgebouwd. Daarmee vergroot u de kans op snelle betaling. Voor deze details kunt u verwijzen naar de overeenkomst die uw klant aan het begin van de opdracht heeft getekend.
Vanuit de Belastingdienst wordt er een aantal eisen verplicht gesteld om op uw facturen te vermelden.
Uw bedrijfsgegevens
Wanneer u een factuur gaat maken is het belangrijk om van te voren een mooi format te hebben. Bijvoorbeeld een template waar uw bedrijfsgegevens duidelijk in zijn vormgegeven. Indien u ZZP’er bent en op maandbasis factureert, dan kunt u prima uit de voeten komen met een Word of Excel format. Gaat u meer factureren? In dat geval is het zeker het overwegen waard om software aan te schaffen waarmee u facturen kunt genereren.
Gevens van uw klant
Uiteraard is de factuur aan uw klant gericht. Zorg dat de gegevens inclusief N.A.W.-gegevens op de factuur staan vermeld.
Factuurnummer
Een factuurnummer is niet alleen verplicht om op uw factuur te vermelden, maar ook zeer praktisch voor uw eigen administratie. Als u goed doornummert, dan heeft u een middel om de facturen uit elkaar te houden. Zo houdt u de boel overzichtelijk.
De betalingstermijn
Voor uw klant moet het duidelijk zijn wat de uiterste termijn is voor betaling van de factuur. De meest logische en voorkomende termijn is 30 dagen. Wanneer u de factuur gaat opstellen, zet u ook de datum van verzending op de factuur. Hieronder kunt u de uiterste datum zetten waarop de betaling bijgeschreven moet zijn op uw rekening.
Factuurregels
Wanneer u meerdere werkzaamheden voor uw klant verricht is het handig deze werkzaamheden op uw factuur op te splitsen in factuurregels. Hiermee creëert u meer overzicht voor uw klant en is het helder voor welk onderdeel wat wordt betaald.
Bedragen
Het is ook overzichtelijk om achter de factuurregels de betreffende bedragen te zetten. Onderaan de factuur vermeldt u het totaalbedrag. Onder het totaalbedrag kunt u het Btw-bedrag vermelden en bij elkaar opgeteld vermeld u het totaalbedrag inclusief Btw-bedrag. Vermeld op de factuur ook hoe uw klant dit bedrag kan voldoen. Vermeld hier uw IBAN-rekeningnummer en de tenaamstelling van deze rekening. Geef ook aan wat uw klant in de omschrijving dient te vermelden.
Omgaan met het debiteurenrisico
Zodra u uw eerste factuur gaat maken, krijgt u dus ook te maken met een eerste debiteur. Wanneer u meerdere facturen gaat maken, gaat u een debiteurenportefeuille opbouwen. Als gevolg hiervan komt het risico erbij dat één of meer debiteuren uiteindelijk niet betalen. Dit kan de continuïteit van uw bedrijf behoorlijk in gevaar brengen. Zeker wanneer uw debiteurenportefeuille bestaat uit (enkel) een paar grote en belangrijke klanten. Als ondernemer is het verstandig dat u dit risico in overweging neemt, evenals opties doorneemt om dit risico te verkleinen.
De makkelijkste manier om uw debiteurenrisico in te perken is een strak debiteurenbeheer. Dit regelt u onder andere door tijdig herinneringen te versturen. Maar ook dan kan het toch voorkomen dat betaling uitblijft. Uw debiteuren verzekeren en vooraf een goede kredietwaardigheidscheck doen op uw potentiële klant is dus zeker verstandig om te doen.
10 tips voor een strak debiteurenbeheer
"Groei met strak debiteurenbeheer"
U gaat uw eerste factuur maken? mkbZeker dekt uw debiteurenrisico af
Met mkbZeker van Atradius dekt u in één keer voor het overgrote deel uw debiteurenrisico af. Voordat de verzekering ingaat worden uw debiteuren getoetst op kredietwaardigheid. Dit brengt direct de grootte van het risico in beeld. In de dienstverlening van mkbZeker zit ook het incasso traject via Atradius Collections. U heeft dus een goed incassobureau met wereldwijde dekking tot uw beschikking, welke uw vordering kan gaan incasseren indien nodig. Blijft betaling uit? Dan wordt 90% van uw vordering uitgekeerd.