Wanneer u meerdere facturen per maand verstuurt, dan weet u dat het beheren van de debiteuren een arbeidsintensief proces kan zijn.
Er is namelijk een aanzienlijk groot deel die de factuur te laat betaalt. Zeker wanneer u aan het groeien bent, ontstaat het gevaar dat het debiteurenbeheer niet de aandacht krijgt die het verdient. Hierdoor kan er een behoorlijke druk komen te staan op de liquiditeiten binnen uw onderneming. Incasso uitbesteden of in ieder geval een deel daarvan kan dan een verstandige keuze zijn. De vraag is echter: tot welk niveau doet u dat en op welke manier? In dit blog vertellen wij u graag meer over het uitbesteden van de incasso.
Groei met strak debiteurenbeheer
"10 tips voor een strak debiteurenbeheer binnen uw onderneming"
Incasso uitbesteden: wat doe ik zelf en wat besteed ik uit?
Bij incasso uitbesteden is de vraag welk deel u binnen uw eigen onderneming doet en wat u uitbesteed. Regelmatig komt het voor dat het eerste deel van het debiteurenbeheer binnen de onderneming zelf gebeurt. Pas na een aantal aanmaning wordt de vordering overgedragen aan een incassobureau. Vervolgens zal het incassobureau via minnelijke incasso en juridische incasso trachten de vordering te incasseren. Dit betekent dat het versturen van de herinneringsfactuur, 2e herinnering, laatste aanmaning en het telefonisch contact binnen de onderneming zelf gebeurt. Dit eerste deel is een belangrijk element in het debiteurenbeheer dat u niet moet onderschatten. In deze fase vindt er namelijk een cruciaal deel plaats van de dossieropbouw. Dit dossier is van belang, mocht het komen tot een juridische incassoprocedure. Voor deze fase geldt dus dat het belangrijk is om af te wegen of u dit binnen de eigen onderneming kunt organiseren.
Zeker wanneer u in een forse groeifase zit, is deze overweging belangrijk. Dit deel van het incassotraject kan namelijk ook eenvoudig en moeiteloos uitbesteed worden. Een externe partij gaat dan het debiteurenbeheer voor u doen. Vaak opereren ze dan onder uw vlag. Op die manier heeft de klant niet in de gaten dat de herinnering komt van een externe partij. Daarmee staat de klantrelatie niet onder druk. De incasso uitbesteden heeft als extra voordeel dat uw onderneming flexibeler is op het gebied van debiteurenbeheer. De externe partij kan namelijk over het algemeen makkelijker opschalen als het aantal klanten fors toeneemt. Daarnaast zullen er over het algemeen meer mensen werken bij een incassobureau die ruime ervaring hebben met het uitvoeren van het debiteurenbeheer. Een mogelijk nadeel is dat de externe partij veel minder gevoel en passie heeft voor uw onderneming. Hierdoor is het een mogelijk risico dat het uitbesteden nadelige gevolgen heeft voor de relatie met uw klant.
Hoe kunt u zoveel mogelijk voorkomen dat u incasso moet uitbesteden?
Uiteraard is het nooit fijn om achter uw geld aan te moeten gaan. Daarom is het zeker de moeite waard om vooraf te bepalen hoe u kunt voorkomen dat u een incasso moet uitbesteden. Hierbij is het belangrijkste preventiemiddel om vooraf goed in kaart te brengen met wie u zaken gaat doen.
Dit kunt u doen door een kredietwaardigheidscheck te doen van uw potentiële klant. Dit geeft een concreet beeld in hoeverre deze potentiële klant in staat is tijdig uw facturen te betalen. Indien een potentiële klant minder kredietwaardig blijkt te zijn, dan kunt u hier rekening mee houden door andere betalingsafspraken te maken. U kunt bijvoorbeeld bedingen dat uw klant een deel of het volledige bedrag vooruitbetaalt. Daarmee sluit u het risico voor een groot deel uit. Als u de eerste fase van het debiteurenbeheer zelf doet, zorg dan dat het goed georganiseerd is.
Zorg dat het proces volledig is uitgeschreven. Dus wanneer verstuurt u de 1e herinnering op en wanneer neemt u telefonisch contact op? En op welk moment draagt u de vordering over aan een incassobureau? Maak duidelijke afspraken hierover. Zorg er daarbij ook voor dat het debiteurenbeheer een duidelijke plek heeft binnen uw onderneming. Bovendien is het verstandig om iemand verantwoordelijk te stellen voor de resultaten. Hiermee zorgt u ervoor dat de kans groot is dat u de vordering geïnd krijgt zonder dat u de incasso hoeft uit te besteden.
Incasso uitbesteden en Atradius
Met een kredietverzekering bij Atradius besteedt u belangrijke elementen van het incassotraject uit. Zo kunt u vooral een goede kredietwaardigheidscheck doen.
Wanneer uit het eigen incassotraject niet het gewenste resultaat komt, dan kunt u de vordering overdragen aan Atradius Collections. Dit is een uitstekend incassobureau met wereldwijde dekking. Blijkt de vordering oninbaar? Dan is 90% verzekerd en dat wordt ook uitgekeerd.
Benieuwd wat wij voor u kunnen betekenen?