In de praktijk komt het helaas voor dat ondanks alle tijd en energie die u erin steekt, het innen van een vordering toch niets oplevert.
U komt dan op het punt om de vordering over te dragen aan een incassobureau. Alvorens u dat doet, stuurt u eerst een sommatiebrief. Dit wordt ook wel een aanmaning of ingebrekestelling genoemd. Maar wat is nu een goed voorbeeld van een sommatiebrief en aan welke eisen moet deze voldoen? In dit artikel vertellen we u meer over hoe een goede sommatiebrief opgesteld kan worden binnen de B2B.
Wat vooraf gaat aan de sommatiebrief
Uiteraard heeft u een aantal stappen ondernomen alvorens u overgaat tot de sommatiebrief. Het begint allereerst met het versturen van de factuur waarin u de betalingstermijn vermeldt. Meestal staat de factuurtermijn en de datum waarop de betaling bijgeschreven moet zijn bij u duidelijk vermeld. Wanneer deze betalingstermijn wordt overschreden, dan stuurt u een herinnering. Het is verstandig om dat kort na het verstrijken van de betalingstermijn te doen. In het ideale geval gebeurt dit binnen 5 dagen. Een gebruikelijke betalingstermijn voor de herinnering is 7 dagen. Mocht deze betalingstermijn overschreden worden, dan is het telefonisch benaderen van uw debiteur een effectief middel. In dit telefoongesprek achterhaalt u wat de reden is van het niet-betalen van de factuur. Naar aanleiding daarvan kunt u nieuwe afspraken maken met uw debiteur. Dit kan bijvoorbeeld het maken van een aangepaste betalingsregeling zijn. Mocht betaling dan alsnog uitblijven? In dat geval stuurt u een 2e herinnering. Pas hierna volgt de sommatiebrief.
Wat is een goed voorbeeld van een sommatiebrief?
Het versturen van de sommatiebrief gebeurt nadat u al meerdere malen de debiteur heeft gemaand om de factuur te voldoen. De toon van de sommatiebrief mag daarom zeker formeel zijn. De sommatiebrief wordt ook wel een ingebrekestelling genoemd. In de brief vermeldt u namelijk dat de debiteur, ondanks meerdere verzoeken om te betalen, in gebreke is gebleven. Wanneer de sommatiebrief geen betaling oplevert, draagt u de vordering over aan een incassobureau. Dit betekent dat u kosten gaat maken om de vordering te innen. Het is logisch deze kosten te verhalen bij uw debiteur. Vermeld daarom in uw sommatiebrief dat de incassokosten bij de vordering zullen worden opgeteld. Daarnaast vermeldt u tevens in de sommatiebrief de betalingstermijn en dat na overschrijden van deze termijn de overdracht naar een incassobureau plaatsvindt. In veel gevallen zal deze strengere toon en het risico op extra kosten uw debiteur doen bewegen te betalen.
Maak gebruik van een handige template om uw sommatiebrief op te stellen
Kan ik voorkomen dat ik de sommatiebrief moet versturen?
Wanneer u op het punt staat een sommatiebrief te versturen, dan zijn er liquiditeitsproblemen of de debiteur vindt dat u de verplichtingen nog niet bent nagekomen. Zeker het eerste genoemde geval is te voorkomen door vooraf een goede kredietwaardigheidscheck te doen. Dit geeft een concreet beeld of uw klant in staat is de facturen tijdig te betalen. Wanneer de kredietwaardigheid van uw debiteur slecht is, kan dit een reden zijn om andere betalingsafspraken te maken met uw klant. De kredietwaardigheid checken voordat een klantrelatie wordt aangegaan, wordt door niet veel ondernemers gedaan. Toch is het verstandig om dit te doen. Op die manier heeft u voldoende inzicht in het debiteurenrisico. Wist u namelijk dat 25% van de faillissementen binnen het MKB als oorzaak laat of niet-betalende debiteuren hebben?
mkbZeker en de sommatiebrief
Met mkbZeker heeft u een aantal facetten van het debiteurenbeheer in één keer goed geregeld. Zo kunt u van tevoren eerst een goede kredietwaardigheidscheck doen. Mocht de betaling na de sommatiebrief nog steeds uitblijven? Dan heeft u met Atradius Collections een uitstekend incassobureau achter de hand aan wie u de vordering kunt overdragen. Mocht betaling uiteindelijk uitblijven, dan is 90% van de vordering verzekerd. De continuïteit van uw onderneming is op dit vlak goed geborgd.