Wanneer u op factuur basis werkt, dan is het verstandig dit proces goed te automatiseren. U wilt immers niet dat het beheer op uw openstaande facturen veel tijd in beslag neemt.
Daarnaast wilt u natuurlijk voorkomen dat u hierin fouten maakt. Het werken met een passend facturatie programma is een grote stap om dit strak te organiseren. Het factureren en het beheer van uw openstaande facturen wordt dan een stuk gemakkelijker in plaats van dat u handmatig werkt met Excel of Word documenten. Dus waar dient u op de letten wanneer u een goed facturatie programma gaat selecteren? In dit artikel vertellen we graag meer over hoe u daarmee uw debiteurenbeheer strak kunt inrichten.
Meer weten hoe u uw debiteurenbeheer strak kunt inrichten? Download dan ons whitepaper.
10 tips voor een strak debiteurenbeheer
"Groei met strak debiteurenbeheer"
Welk belang moet een facturatie programma dienen?
Indien u op factuurbasis werkt en daaruit een debiteurenportefeuille heeft opgebouwd, schuilt er het risico in dat één of meer debiteuren de betalingstermijn gaan overschrijden. Het bedrag komt dan later op uw rekening binnen. Dat kan vervolgens problemen opleveren. In het ergste geval kunt u hierdoor niet meer aan uw verplichtingen voldoen. In een minder erg geval belemmert dit u in uw groeiambities. De liquiditeiten die vrijkomen nadat een factuur betaald is, kunt u immers prima inzetten om groei mee te financieren. Om ervoor te zorgen dat uw debiteuren zo tijdig mogelijk betalen is een facturatie programma essentieel. Dit maakt het aanzienlijk eenvoudiger om tijdig te factureren nadat het werk is verricht of het product verkocht.
Op het moment dat het in het facturatie programma staat, dan kunt u goed volgen of de betreffende factuur betaald is of dat de betalingstermijn is overschreden. Wanneer er sprake is van het laatste, dan kunt u over het algemeen met een goed facturatie programma de herinnering versturen. Bovendien is het mogelijk om met dit programma ook de daaropvolgende acties te doen. Vaak kunt u de templates van de 1e herinnering en 2e herinnering in het facturatie programma zetten. Hierdoor gaan deze herinneringen er met één druk op de knop uit. Uw logo en andere zaken worden netjes vermeld op de factuur. Hierdoor maakt u tevens een professionelere indruk.
Welke mogelijkheden moet in een goed facturatie programma zitten?
De mogelijkheden die het facturatie programma moet hebben, kunnen verschillend zijn per bedrijf. Een ZZP’er zal minder veeleisend zijn dan een multinational. Wel zijn er een aantal standaard zaken die de meeste ondernemers in hun facturatie programma willen hebben. Het eerste dat van belang is voor een facturatie programma is dat u uw klanten portefeuille hierin netjes kunt opvoeren. Bovendien kunt u een template maken van een factuur met daarin netjes het logo van uw onderneming vermeld. Een mooie strakke factuur zorgt er gegarandeerd voor dat u een goede indruk maakt op uw klant.
Uiteraard moet het facturatie programma een aantal standaard zaken, zoals de B.T.W., automatisch doorrekenen. Dit maakt namelijk de kans op fouten in een factuur aanzienlijk kleiner. Stuurt u maandelijks repeterend een factuur naar uw klant? In dat geval is het goed om erop te letten dat uw een facturatie programma selecteert waarin dit mogelijk is. Let als laatste op de mogelijkheid om met het facturatie programma een koppeling te maken met uw internetbankier systeem. Hierdoor heeft u sneller inzichtelijk of een factuur wel of niet betaald is. Dat maakt het beheer van uw debiteuren aanzienlijk eenvoudiger.
Wat is er naast een facturatie programma nog meer nodig om uw debiteuren te beheren?
Belangrijkste is dat het debiteuren beheer een duidelijke plek heeft binnen uw onderneming. Wie doet het debiteurenbeheer en gaat dus werken met het facturatie programma? Het is zeer aan te raden om iemand hiervoor verantwoordelijk te stellen. Zorg er daarnaast ook voor dat het proces zo duidelijk mogelijk is uitgeschreven. Denk aan zaken als wanneer er gefactureerd wordt. Hoe snel na het overschrijden van de betalingstermijn wordt er bijvoorbeeld een herinnering verstuurd? Welke betalingstermijn hanteert u bij de herinnering? Bouw ook in het proces dat er bij uitblijven van betaling telefonisch contact wordt opgenomen met de klant. Dan kunt u eventueel een nieuwe afspraak maken.
mkbZeker als aanvulling op een goed facturatie programma
Hoe goed uw facturatie programma ook is, het kan altijd gebeuren dat een klant toch niet betaald. Met de mkbZeker heeft u een aantal zaken in één keer geregeld. Zo kunt u eenvoudig dit risico afdekken. Dit doet u door bijvoorbeeld van tevoren een goede kredietwaardigheidscheck te doen. Hierdoor weet u goed of uw potentiële klant in staat is om uw factuur tijdig te betalen. Daarnaast heeft u met Atradius Collections een uitstekend incassobureau achter de hand met wereldwijde dekking. Mocht betaling uiteindelijk toch uitblijven, dan is 90% van de vordering verzekerd.